Comunicación interna: herramientas y buenas prácticas

Las empresas más exitosas de la actualidad no son las que más producen, si no las que más cuidado tienen por sus empleados. Fomentar una cultura de colaboración y comunicación interna fiable y amigable hará que todos tus empleados sean más efectivos, al sentirse entendidos y realizados. 

¿Quieres saber todos los secretos de la comunicación interna y como aplicarla a tu empresa de forma eficaz y efectiva? Aquí tienes el siguiente artículo, donde podrás ver los beneficios de la comunicación interna y sus diferentes usos y ventajas. 

¿Qué es la comunicación interna?

La comunicación interna es un proceso fundamental dentro de una empresa, ya que permite establecer un flujo efectivo de información entre los diferentes miembros de un equipo. Se realiza mediante contenidos que se difunden en los canales internos establecidos por la empresa, con diferentes objetivos, como informar de nuevas políticas, educar al personal respecto a temas de relevancia, motivar e inspirar a los trabajadores y reforzar la cultura corporativa.

Esta comunicación no solo se trata de transmitir mensajes, sino también de escuchar y entender a los demás, y que los diferentes trabajadores y colaboradores de una empresa se sientan parte de esta, sientan que sus necesidades son atendidas, y que su compromiso por la empresa y con sus tareas se vea potenciado, gracias a estas comunicaciones internas efectivas y cohesionadas. 

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La importancia de la comunicación interna

La comunicación interna es tan importante porque está integrada en todas nuestras acciones: Todo lo que hacemos y todo lo que vemos, comunica algo. 

Dentro de una empresa, la comunicación interna es esencial ya que acciones como la falta de un compañero de equipo, una reunión sin previo aviso o una llamada telefónica inesperada pueden resultar en fallos de comunicación, al poder ser malinterpretadas.

Es de vital importancia poder establecer estrategias de comunicación interna efectivas, en la diversidad de los canales necesarios, para poder comunicar de la forma más efectiva, y evitar confusiones y problemas que la falta de información y confusión producen en un trabajador, y por ende en su rendimiento y departamento.  

Las mejores herramientas de comunicación interna

1. Boletines Semanales
2. Tablones para mensajes
3. Buzón de sugerencias
4. Videos informativos
5. Aplicaciones 
   

Boletines Semanales 

Un boletín supone una de las formas más rápidas de poder comunicar de forma rápida los cambios, implementaciones y prácticas que se han realizado durante este periodo de tiempo. Se pueden realizar de forma digital, a través de canales como el correo electrónico, o en formato físico, entregando a cada trabajador este boletín en su lugar de trabajo. 

Su estructura en si misma está abierta a las necesidades de comunicación de esa semana, pudiendo tener una noticia principal, si ha ocurrido un cambio notorio dentro de la empresa, o pudiendo tener varias noticias diferenciadas por departamentos o temáticas, como su fuera la portada de un periódico, haciendo de este formato una metodología con pocos límites comunicativos. 

Para poder hacer tus boletines perfectos y adaptados para cada necesidad, te recomendamos esta guía de Hubspot donde ver sus partes, cómo hacerlo y algunos ejemplos

Tablones para mensajes

Tener un espacio destinado para mensajes y avisos para esos mensajes que deba ser necesario  para fomentar la comunicación interna de una forma inmediata, y una de las mejores alternativas sería el implementar un tablón.

Puedes emplear tableros físicos o digitales, incluso hasta pantallas ubicadas estratégicamente para difundir presentaciones, anuncios y videos.

Si prefieres implementar un tablero físico para fomentar tus comunicaciones internas, lo más importante es localizar un lugar en la oficina o edificio de la empresa en el que la visibilidad sea total para todos los empleados, independientemente de sus departamentos, asegurando que todas las personas y colaboradores han podido leer esta información.

Si en cambio te decides por un tablero digital, la comunicación interna se hace de una forma más efectiva, al no requerir del espacio físico ni del flujo del personal, y con una comunicación rápida, el nivel de recepción del mensaje se magnifica.

Plataformas como Miro o Lucidspark son de lo más efectivas para las comunicaciones internas dentro de un equipo. 

Buzón de sugerencias

Esta herramienta es muy reveladora si el objetivo de la comunicación interna es conocer la percepción y las sensaciones de los colaboradores con respecto a la compañía, su relación con los demás o cuestiones relacionadas con su desarrollo profesional, ya que supone una interacción entre la empresa y los empleados de forma directa. 

Su implementación debe ir acompañada mensajes internos motiven su uso, porque a veces un buzón de sugerencias causa cierta inercia y los colaboradores terminan ignorándolo.

Otra buena idea para evitar el desuso de esta herramienta supone el poder crear comunicaciones anónimas, que ayuden a los empleados a potenciar la comunicación interna en situaciones o problemas que pueden ser complicados de hablar si se requiere saber la persona que escribe.

Plataformas para la creación de formularios, como Typeform, o el propio creador de formularios de Google son buenas formas de establecer este buzón.

Videos informativos

Para garantizar que la información que queremos transmitir en nuestras comunicaciones internas es efectiva, uno de los mejores métodos que podemos utilizar es el uso de videos en los que, en pocos minutos, se pueda comunicar de forma rápida las novedades o noticias de la empresa. 

Estos videos se pueden enlazar a correos electrónicos o plataformas de comunicación, y con las funciones de traking, podemos ver cuantas visualizaciones únicas tiene ese video, sabiendo así que la comunicación interna está siendo recibida por parte de los empleados. 

Plataformas para la creación de estos videos serían el creador de videos de Youtube, o la plataforma de Vidext

Aplicaciones

El uso de aplicaciones externas ayuda a poder realizar comunicaciones de diferentes formas, tanto a través de textos cortos, para notificaciones importantes, como a través de pantallas compartidas o videollamadas grupales. 

Estas aplicaciones suponen una inscripción de todos tus empleados dentro de su plataforma, pero una vez se encuentran dentro, las posibilidades son muy amplias, y muchas de estas plataformas tienen incorporados soluciones de interacción social y comunicación interna instantánea. 

Ejemplos de estas aplicaciones pueden ser, entre muchas opciones Slack o Asana para la creación de canales especializados, o soluciones como Gather para las comunicaciones en video instantáneas

Las mejores estrategias de comunicación interna

La implementación de las herramientas que hemos visto se puede hacer de diferentes maneras, para adaptarse correctamente a las necesidades de comunicación que podemos tener de una forma específica. Las estrategias que hemos diferenciado como las más efectivas serían: 

Diversificar canales

Para cada necesidad de comunicación interna, usaremos diferentes canales para transmitir de forma correcta cada contenido.

Si nos encontramos ante un mensaje rápido pero importante, podemos comunicarlo a través de un canal de Slack, pero si nos encontramos ante una comunicación más intensa, y que requiera de un nivel de entendimiento y reflexión, podremos generar un video que comente la nueva noticia o implementación, que podamos comunicar a través de el correo electrónico o de boletines semanales.

Al igual que las necesidades pueden ser infinitas, el uso de estos canales puede ser igualmente ilimitado. 

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Comunicaciones establecidas

Una buena práctica a la hora de generar estas comunicaciones es que tus empleados conozcan el día que las esperan: planifica el día que se quieren hacer llegar la comunicación interna, por ejemplo los viernes por la tarde, o los lunes a mediodía, para que los empleados reserven un pequeño hueco en sus agendas para poder entenderlas a profundidad, y que estas no sean olvidadas dentro de el flujo de un día de trabajo habitual.

Con esto, mejoraremos la recepción de la información que transmitimos, y también su capacidad de retención. 

Evalúa tus comunicaciones y su efectividad

Toda estrategia necesita contar con métricas que indiquen si estás cumpliendo con los objetivos o que hay algo por corregir. Para esto te podría servir la medición del desempeño de estas comunicaciones, preguntando activamente a los diferentes empleados si las encuentran útiles, que se podría mejorar, y que formatos son los más interesantes.

Otras medidas de datos suponen comprobar la tasa de apertura de correos, visualizaciones de videos, o interacciones realizadas con los diferentes contenidos. La idea de la comunicación interna en base a la evaluación se encuentra en identificar nuevas áreas de oportunidad, no en generar juicios de valor sobre las respuestas ofrecidas por los trabajadores, por lo que las encuestas anónimas suponen un buen punto de partida para asegurar que la información no esta sesgada.

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