Qué es un onboarding digital y cómo llevarlo a cabo: Claves y secretos

El mundo empresarial está en constante evolución, y la digitalización se ha convertido en un pilar fundamental para el éxito de cualquier organización. Uno de los procesos clave en este contexto es el onboarding digital, una estrategia que ha ganado protagonismo en la gestión de recursos humanos. En este artículo, exploraremos en profundidad qué es un onboarding digital y cómo llevarlo a cabo de manera efectiva.

Descubriremos las claves y secretos que harán que este proceso no solo sea más eficiente, sino que también contribuya al crecimiento y la retención de talento en tu empresa. Si estás interesado en optimizar tus prácticas de incorporación de nuevos empleados en la era digital, estás en el lugar adecuado.

¡Acompáñanos en este viaje hacia el éxito del onboarding digital!

Qué es un onboarding digital

El concepto de onboarding digital se refiere al proceso de integración de nuevos empleados a una organización en un proceso que se realiza, o en su mayoría o totalmente de manera digital, es decir, sin necesidad de una interacción física o presencial.

A diferencia de una acogida del empleado tradicional, a través de medios físicos, que pueden requerir de más tiempo y de procesos menos automáticos, un onboarding digital supone el implementar mecanismos de autonomía, eficiencia y automatización en este proceso, ofreciendo al nuevo empleado la capacidad de aprender e implementar los nuevos conocimientos con su propia metodología y a su tiempo, al tener acceso de forma digital a los contenidos o información que queremos transmitir. 

Durante este proceso, es de vital importancia que la digitalización no suponga un problema, si no una ayuda a la integración del nuevo empleado, evitando que se pierdan por el camino preguntas que el empleado hace, o necesidades básicas que deben ser expuestas desde el primer día. Por lo tanto, este proceso supone los siguientes aspectos 

• Informarles detalladamente de la filosofía, políticas y normas de empresa.
• Detallarles las funciones del puesto y su posición dentro de la organización.
• Integrarlos dentro de la red de la compañía, de modo que conozcan lo antes posible a los demás miembros.

Encuentra el tipo de onboaring digital que necesitas

Aunque existen distintas formas diferentes de clasificar el proceso de onboarding, según las funciones que queremos que cumpla, y la metodología que queremos utilizar. Las tipologías más importantes son las siguientes:

1. En función de la persona acogida

• • Onboarding de empleados: como decíamos, se refiere al proceso de acogida e integración de nuevos trabajadores dentro de la empresa.
    
    
  • Onboarding de usuarios o clientes: se refiere a la adquisición e incorporación de nuevos clientes a la compañía, que tienen que aprender como usar nuestros productos, donde encontrar diferentes métodos de contacto, o como poder comunicar sus problemas de forma eficiente.

   2. De acuerdo con el formato, podemos distinguir entre dos tipos de onboarding                digitales:

• • Onboarding digital puro: es el proceso de acogida e integración de nuevos empleados o clientes que se produce 100% en el ámbito digital. Por tanto, no requiere la presencia física del nuevo miembro o usuario. Como veremos, esta modalidad puede tener grandes ventajas respecto del onboarding presencial tradicional.
    
    
  • Onboarding mixto o semi-on-site: en estos casos, el proceso de incorporación se inicia y se realiza parcialmente de forma remota (online). Sin embargo, debe completarse de forma presencial en las oficinas de la empresa.
    

Herramientas útiles para hacer tus onboardings digitales

1. Typeform

Typeform es una increíble herramienta de creación de formularios simples en la que puede ser de gran utilidad para poder:

• Recopilar opiniones en las distintas fases del proceso de incorporación y los contenidos que se le están presentando, y que tan útiles pueden ser para ese usuario específico.
• Crear cuestionarios interactivos para que los nuevos empleados puedan poner a prueba sus conocimientos.

Typeform te permite personalizar casi todos los aspectos del proceso de incorporación y el flujo de trabajo, y con la posibilidad de recopilar datos de forma anónima, podrás recibir comentarios personalizados de tus empleados para atender las necesidades individuales, teniendo los empleados bastante libertad a la hora de poder comunicar sus necesidades.

2. Notion

Notion es un programa informático de lo más versátil en el mercado, ya que puede ser un repositorio de escritura, un software de gestión de tareas, una base de datos y mucho más. Además, puede conectar datos relacionados con los proyectos de otras plataformas para facilitar todos tus procesos. Sus usos principales en el proceso de onbording serían los siguientes:

• Crear checklists de tareas con tus nuevos empleados
• Redacción de textos necesarios para el aprendizaje
• Recopilación de los insights que nos proporcionan las demás herramientas, creando paneles para cada perfil

Uno de los aspectos fundamentales de esta plataforma es lo especialmente colaborativo que es su entorno, ya que te permite trabajar en documentos de forma conjunta con cualquier persona que tenga un acceso, haciendo del proceso de planificación, si compartes espacios con compañeros de recursos humanos, como del proceso de aprendizaje, si compartes con el nuevo empleado, se facilita enormemente.

3. Vidext

La plataforma de Vidext te permite crear videos a través de textos, con los cuales podrás generar comunicaciones de forma casi instantánea, creando todo tipo de contenido formativo, y pudiendo dividirlo en diferentes playlists, que cada empleado puede ver a su tiempo, en el momento que necesite. 

Los usos principales de esta plataforma son los siguientes: 

• Crea onboardings personalizados para cada situación y contexto
• Actualiza tus comunicaciones antiguas en cuestión de minutos
• Aumenta la capacidad de retención de tus comunicaciones en un 80% más que los formatos de texto tradicionales
  

Ventajas de crear onboardings digitales

Las ventajas de hacer los procesos de onboarding digital en metodologías digitales son amplias, tanto para las empresas que los implementa, como para los usuarios que se benefician de estos procesos. Dependiendo del beneficiario, tenemos diferentes percepciones

• Eficiencia: Los onboardings y formaciones digitales permiten automatizar procesos, reduciendo la carga administrativa y el tiempo necesario para capacitar a nuevos empleados o usuarios.
  
  
• Costos reducidos: Al eliminar la necesidad de recursos físicos como manuales impresos, aulas de capacitación y material de oficina, se reducen los costos operativos.
  
  
• Escalabilidad: Un onboarding digital se puede adaptar fácilmente para acomodar a un gran número de empleados o usuarios, independientemente de su ubicación geográfica.
  
  
• Consistencia: Los contenidos digitales ofrecen una formación consistente y estandarizada para todos los empleados, lo que garantiza que todos tengan acceso a la misma información y nivel de conocimiento.
  
  
• Seguimiento y evaluación: Las plataformas digitales permiten un seguimiento detallado del progreso y el rendimiento de los participantes, lo que facilita la identificación de áreas de mejora y el ajuste de la formación según sea necesario.
  
  
• Mayor participación y retención: Los recursos multimedia, como videos, animaciones y contenido interactivo, pueden aumentar la participación y la retención de la información por parte de los empleados o usuarios.
  
  
• Actualización rápida: Los contenidos digitales se pueden actualizar con facilidad para mantenerse al día con cambios en políticas, regulaciones o prácticas de la empresa.

• Flexibilidad: Un onboarding digital permite a los empleados o usuarios aprender a su propio ritmo y en horarios que les sean convenientes.
  
  
• Acceso desde cualquier lugar: Los participantes pueden acceder a la formación desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que es especialmente valioso para equipos distribuidos o trabajadores remotos.
  
  
• Interacción y participación activa: La formación digital a menudo incorpora elementos interactivos y prácticos que mejoran la participación y el aprendizaje activo para hacer del onboarding digital una experiencia interactiva.
  
  
• Retroalimentación inmediata: Los cuestionarios y exámenes en línea proporcionan retroalimentación inmediata, lo que ayuda a los participantes a identificar áreas en las que necesitan mejorar gracias a un onboarding digital.
  
  
• Autonomía: Los empleados o usuarios pueden tomar el control de su propio proceso de aprendizaje, eligiendo qué módulos o lecciones son más relevantes para sus necesidades individuales.